Управляю временем и хаосом дел

как делать дела

Вечной проблемы «АААА! Как все успеть» пост. И мой опыт решения.

Я веду 3 рабочих проекта. Учусь рисовать, занимаюсь в спортзале и своими прекрасными новенькими отношениями. По всем трем пунктам — как всегда мечтала! И вот он блог, мой личный проект, третья попытка его расшевелить. Еще я все время что-то изучаю и внедряю. И очень люблю поспать. И на все отвлекаться. И у меня вопрос: Как, блин, это все успеть?

Как не работало

Раньше я думала — главное все зафиксировать и собрать систему. И я классно умею планировать! Заносишь дела в какие-то списки или на карточки, с довольным лицом смотришь, как красиво все вмещается в сутки и идешь фигачить все строго по планчику.

В понедельник все нормально.

Во вторник что-то случается и отъедает время.

В среду выясняется, что задача сложнее, чем я думала.

В четверг мне что-то не работается.

В пятницу все рухнуло.

Чтобы не рухало, пришлось научиться некоторым вещам и сформулировать для себя правила. Не жесткие, как мои первые планы на неделю, а, скорее, принципы, на которые я ориентируюсь.

Навык 1. Управлять вниманием и не пускать отвлекателей

У нас постоянно крадут внимание. Все вообще все отвлекает. Я не буду перечислять отвлекателей, вы сами это прекарсно знаете.

Утром садишься работать со списком дел, вдруг пора спать, а половина не выполнена.

Мы тратим силы на то, чтобы удерживать внимание на одной задаче и бороться с бешеной обезьяной, которая пытается заставить нас переключиться на что-то более простое, безопасное и бесполезное.

как не тупить
Про обезьяну рассказал Стив Питерс. Я его книжку туда-сюда читаю уже второй год

Причем запас сил на эту борьбу у нас ограничен. Приведу тут цитату из дорогого сердцу Максима Дорофееа:

Мы очень часто думаем, что нам не хватает времени, в то время как в действительности нас ограничивает мыслетопливо.

Мыслетоплево — это запас умственных и психических сил, которые мы можем тратить на то, чтобы оставаться собранными, эффективными и рациональныеми. То есть — запас внимания.

Управление вниманием — не равно управлению временем, делаю вывод я. И первым шагом к реально работающему планированию для меня стало внедрение такой привычки — в рабочее время делать задачи одну за другой, планомерно, не отвлекаясь и как можно более ритмично.

Как не отвлекаться

Убрать то, что отвлекает, я логичная, да?) Правда, вырубите все. И попросите вас не дергать в то время, когда вы делаете задачи, для которых нужна максимальная концентрация. В моем случае это писать, редактировать, делать отчет по зарплате для авторов.

Как снизить количество отвлекающих штук

Я пока пользуюсь только Покетом и выключенными пушами, но планирую попробовать всех этих ребят. Они из моего списка приложений на тест.

  • отключить пуши
  • режим «не беспокоить» на маке — ставлю на ночь и иногда забывю включать утром, в самое родуктивное время
  • приложение onward — ограничивает время на всякое барахло онлайн
  • приложение gofuckingwork — не пускает на некоторые сайты
  • escape to— считает, сколько раз ты переключаешься между вкладками, то есть как часто ты отвлекаешься
  • a time loger — еще трекер, на что время тратишь
  • pocket — складывать в него интересные статьи, чтобы не залипать в них сразу, а читать, когда в планчике время чтения

Как держать ритм

помидорная техника
Помидоры. Меня спасают помдоры

Даже если ну не могу больше пилить задачи, 1 помидорку все равно смогу точно. И лучше делать по полчаса в день, чем раз в полгода. Это главная для меня мысль про проекты, где никто не пинает. Например, этот блог.

А про проекты, за которые мне деньги платят — лучше делать кусочки каждый день, чем за день до дедлайна хреначить сразу все.

Следующий вопрос — как правильно нарубить эти кусочки. Ведь можно довольно делать по чуть-чуть каждый день, а потом бах — дедлайн и еще 10 кусков не допилено. Тут тоже помогли эксперименты)

Навык 2. Все-все фиксировать

Главное правило — фиксируй все все все подряд, не думай, запиши, не надейся даже, что запмнишь!

А если запомнишь — это еще хуже. Запомненное дело, которое я не делаю прямо сейчас будет сидеть в голове и дергать меня за мозги. Что это так у всех, доказао ученый Зигарник

Эффект мадам Зигарник

Это когда люди запмниают незавершенные задачи или те, от которых их отвлекли, лучше, чем уже завершенные.

То есть, мы склонны отвлекаться на будущие задачи, пока заняты текущими.

Вместо того, чтобы отвлекаться — я быстро фиксирую новую поступающую задачу и больше о ней не думаю. А когда придет время — возвращаюсь к этому общему списку и разношу задачки на категории.

Я перебрала кучу всяких планировщиков и досок, выжили только 2 сервиса.

Тудуист для задач. Эверноут для мыслей. И никаких бумажек!

Очень просто)

Навык 3. Рубить задачи на правильные куски

Раньше, среди прочего, я писала так:

Пятница

  1. Проверить зубы (хха)
  2. Отправить дайджест по проекту Х (возможно, но что-то пойдет не так)
  3. Написать статью в мой блог (ха-ха-ха!)

И почему-то зуб не лечился, а статья в личном блоге появлялась раз в год. Ну, то есть, кристально ясно, почему. Когда садишься утром и просматриваешь дела на день, там, работа-работа-работа и «вылечить зуб!». Вероятность, что я сегодня окажусь в кресле стоматолога крайне мала, если зуб не болит. Особенно, учитывая, что у моего стоматолога запись за неделю, если это не срочняк-памагите. Особенно-особенно учитывая, что я не хочу к зубному)

Если под видом задачи писать результат от ее выполнения — ничего не выйдет.

Даже если это задача, которая, зависит только от меня и я могу ее делать за день — ничего не выйдет. Потому что у меня еще куча других задач. И эту крупную я буду задвигать, выдергивая из списка дел мелкие и понятные, а потом случится ночь, а задача так и останется нетронутой.

Поэтому теперь я кромсаю задачи в куски.

И проверка зубов превращается:

  1. Выбрать время и записаться к стоматологу
  2. Через неделю появляется задача «Сходить к стоматологу в 13 часов»
  3. После визита появляется задача «Сходить поставить пломбу в среду в 15»
  4. И, возможно, еще пара печальных циклов(

Отправка письма разрастается до

  1. Написать текст письма и согласовать с заказчиком — за 3 дня до даты отправки
  2. Дать иллюстратору задачу на картинки — за 3 дня до отправки
  3. Вычитать готовое письмо — за 2 дня до отправки
  4. Собрать письмо в рассыльщике — за день до отправки

А статья в блог =

  1. Выбрать тему и накидать план
  2. Собрать фактуру
  3. Написать черновик
  4. Продумать иллюстрации
  5. Редактировать
  6. Вычитать
  7. Запостить

Мое главное правило дробления большой задачи — дробить так мелко, чтобы было не страшно взять и сделать.

Есть хак. Если я замечаю, что перекладываю задачу на завтра больше двух раз, значит, она таки слишком крупная, надо упростить.

Навык 4. Приоритезировать

Такая любовь к дроблению привела меня к следующей проблеме. Если делать все в час по чайной ложке — как блог — я, конечно, буду двигаться, но рабочие дедлайны никто не отменял, а время все еще не резиновое.

Понадобилось новое правило — приоритезируй, Маша.

Таких мелких задачек у меня набирается под 30 штук в день. И это проблема) Я успеваю день, два, скрипя зубами — три. А потом случается срыв продуктивности и я полдня смотрю ну очень полезные видосики, читаю книжки или убиваю зомбарей на планшете, простите)

Придумала правило по зомбарям — не открывать даже не трогать, пока все не делаю. Типа если хочешь, дорогая маша, сливать время в пустую, то сливай свободное. Правило свежее, надеюсь, сработает)

Задача приоритизации — убедиться, что самое важное я делаю первым. Иначе я буду суперзанятой и совсем не продуктивной.

3 главных дела

В моем идеальном дне есть максимум 3 дела, которым я ставлю первый приоритет. И они из разных кусков моей жизни.

Как выбрать?

Это не рутина, рутину делаем фоном строго, когда положено и не переносим. В идеале — как можно больше делегируем.

Это может быть срочное, сегодняшний дедлайн, который надо допилить. Если это сегодняшний дедлайн, который надо проконтролировать — я ставлю приоритет 2.

Это важный долгострой. Что-то, что сильно меня продвинет. Обычно это что-то, что делать страшно/неприятно/не хочется. Именно потому, что оно сильно меня продвинет.

  1. Собрать и опубликовать статью по проекту Х.
  2. Таки записаться к аллергологу.
  3. Купить курс по аналитике для малого бизнеса.

Иногда таких дел больше. Иногда несрочное снова отступает. Но «хотя бы на один помидор» сил чаще хватает, чем нет.

4. Адекватно оценивать силы

Вот гляжу я в список дел с утра, и что-то мне не работается. Ну ладно, думаю я, я же умная, я не пойду тупить в соцсети, а возьму и сделаю что-то легкое из рутины. Окей, потом еще одно легкое, круто, потом зарядку и что-то по дому, потом у меня созвон, потом я отвечаю авторам, раздаю и собираю задачи, потом обед, потом мне снова нужно что-то простое, а потом вечер и — бах, редактурой статей я не занимались, а голова уже ой все. А моя работа — выдавать отредактированные, готовые материалы. Вовремя и по плану.

То есть, я сделала кучу дел, но не сделала самое главное. Плохо.
Значит, нужно новое правило, Маша)

Учитывай возможности своего внимания. Делай самое ресурсоемкое утром, пока никто не отвлекает и голова твоя чиста.

Три вида внимания

Подсказал мне курс по продуктивности от Todoist

  1. Проактивное — когда нужен длинный фокус, используется для сложных и комплексных задач.
  2. Активное — чтобы модерировать более мелкие задачи, с которыми мозг сталкивается регулярно.
  3. Неактивное — рутинные или простые задачи.

Проактивное время дня

Для меня важно выбрать сложные задачи и дать им время, когда мозг самый ресурсный, когда я могу фокусироваться + создать условия этой фокусировки.

Для меня это утро, особенно сейчас, когда я живу в +4 с Москвой. У всех, кто может мне звонить/писать еще ночь, и у меня есть несколько чистых часов на редактуру.

Активное время дня

Настает между пиками фокуса и мрачными спадами. На него можно ставить простые дела, чтобы разогреться после приступа тупняка. Или встречи, чтобы не зевать на них, но и не тратить ценное время фокуса.

Неактивное время дня

Это как раз время тупняка. Для меня это время после обеда и уже под вечер совсем. Пора проверять почту, постить готовый контент, планировать дела, писать отчеты. Главное — в рабочее время делать работу, а не отвлекаться на чатики и зомбарей.

Есть хак. Если взять и поделать что-то, что мне суперинтересно сегодня, то тупняк как рукой снимает)

Есть смысл в том, чтобы организовать список дел по трем типам внимания, а не по принципу — делай важное и срочное скорее-скорее-скорее. Вопросы, которые я задаю себе сейчас, когда планирую день:
— Что сделать, чтобы самое ценное время не сожралось впустую?
— Что я могу делать полезного, когда туплю?
— Когда мне точно не дадут сосредоточиться, что я смогу делать в полглаза?
— Куда впихнуть созвоны)

Конечно, это работает, когда уже есть законченный и отрефлексированный список задач на день. То есть — я свободно выбираю из дел, которые мне абсолютно точно нужно делать сегодня. Без сомнений, тоски и жалости)

Правило. Проактивное делай первым, защищай крутое время от отвлекающих моментов

5. Смешать в одной системе рабочее и личное

Поэтому есть смысл держать рабочее и личное в одной системе. Чтобы органично все сплести и не тратить время. Работа — 5 минут спорта — менее напряженная работа — еду приготовить — в магаз сходить — вот тебе и шагов норма и так далее.

Если я хочу, чтобы у меня осталась личная жизнь и время для удовольствий, я не буду держать работу и «личное» в разных списках. Потому что тогда работа сожрет все время и все силы. И я буду только спать, есть, тупить и работать.

todoist
Поэтому у меня в Тудуисте общий список проектов и все дела на день я дергаю из него

6. Делать большую задачу строго заданное время

Например, этот пост я пишу по одной помидорке в день. Больше можно, меньше — нет)

еще одна помидрока
Дополнительная мотивация писать еще чуть-чуть)

Это нормально, не сделать за один подход.

7. Преврати планирование в рутину!

Одно дело — создать систему, другое — заставить ее работать.

У меня миллион заброшенных досок в Трелло и других планировщиках. Однажды я прочитала Архангельского и даже планировала жестко) По умному, с люфтом для внезапностей, но оно не работало.

Тудуист пока держится) И не потому что он Тудуист, а потому что я в него хожу разгребать задачи, актуализировать и с удовольствием вычеркивать готовое. Каждый день хожу, каждую неделю и каждый месяц.

Что делать каждый день

Раздавать приоритеты, делегировать, отказываться — апгрейдить список навалившихся дел, короче.

Что делать каждую неделю

По понедельникам — расчищать «Входящие», задачи, которые я фиксирую в реальном времени.

Отслеживать задачи, которые, почему-то не делаются. Дробить их мельче и планировать заново.

Планировать неделю.

Что делать каждый месяц

Рефлексировать над системой и целями.

Что делать каждый квартал

Быть стратегом. Ставить новые глобальные задачи и придумывать, куда их впихнуть.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *